При виборі конференц-залу необхідно врахувати бюджет і цілі проведення заходу, його зміст і кількість учасників. Однак існує ряд загальних критеріїв, обов’язкових для правильного підбору приміщення, а UBI Конференц Холл повністю відповідає переліченим нижче критеріям, адже ці пропоновані event-локації мають все необхідне для проведення бізнесових і інших міроприємств на найвищому рівні в Києві і Києвській області, причому по досить доступній ціні за оренду.
Розміри й інтер’єр залу
Площа приміщення і кількість місць повинно відповідати передбачуваному числу учасників заходу, включаючи організаторів і всіх запрошених гостей. Напівпорожній або переповнений зал в однаковій мірі відволікають увагу і створюють не найкраще враження від організації зборів.
Конференц-зал повинен бути досить просторим, з хорошою акустикою. Сцена і місце для доповідей, виступів і презентацій повинні добре проглядатися з будь-якої точки приміщення. Заздалегідь слід передбачити можливість розміщення столів з інформаційними матеріалами, чаєм, кавою, легкими закусками.
Створення відповідної цілям заходу атмосфери сприятиме і оформлення залу. Строгий, діловий інтер’єр підійде для проведення конференцій, семінарів, лекцій. Для проведення більш розкутих тренінгів та урочистих заходів оформлення може бути менш суворим.
Місцезнаходження приміщення
Вибір будівлі з конференц-залом багато в чому залежить від цілей проведення заходу та місця проживання більшості його учасників на час проведення зборів.
Для великого числа гостей, запрошених з інших регіонів, доцільно замовляти оренду конференц-залу в приміщенні готелю, де вони будуть розміщені. До того ж багато готелів в цих випадках надають істотні знижки, як на проживання, так і на оренду та обслуговування залу під час проведення заходів. Якщо такої можливості немає, організаторам слід заздалегідь подбати про організацію своєчасного прибуття запрошених гостей до місця зборів. Для цього можна замовити відповідний транспорт або забезпечити учасників докладною схемою проїзду.
Якщо учасники заходу проживають в одному місті, будівля з конференц-залом слід вибирати за адресою, куди буде зручно добиратися всім гостям, як на громадському, так і на особистому транспорті. Бажано, щоб таке місце було забезпечено паркінгом.
Від рівня і змісту заходу залежить вибір ступінь презентабельності і престижності місцезнаходження конференц-залу. Для проведення тренінгів та урочистих зборів добре підходять відповідні приміщення заміських готелів і баз відпочинку. Успіху ділової презентації буде сприяти конференц-зал в престижному готелі або бізнес-центрі.
Технічне оснащення залу
При виборі конференц-залу слід приділити увагу його технічного оснащення та обладнання:
- крісла повинні бути комфортними, а при необхідності забезпечені відкидними панелями для зручності ведення записів і заміток;
- зал повинен бути забезпечений кондиціонерами, системами вентиляції, опалення, протипожежної сигналізації і огнетушения;
- приміщення повинно мати доступ до інтернету;
- зал повинен бути оснащений аудіо- і відеосистемами, необхідними для якісного представлення інформації, зручного для звукового і візуального сприйняття учасниками заходу.