Якщо ви ніколи в житті не брали участь в підготовці заходів, приготуйтеся до подолання серйозних труднощів. Це нетривіальне завдання, що вимагає значної кількості вільного часу, організаторських здібностей і смаку.
Якщо ви відразу вирішили довіритися фахівцям з event-агентства, навіть якщо мова йде про компанію з бездоганною репутацією і значним досвідом, а таким по праву вважається Прайм ивент, теж не поспішайте розслаблятися. З одного боку, евент-агентство заощадить масу часу і зробить свято ефектним і незабутнім.
З іншого боку, зовсім не просто вибрати дійсно хороше святковий агентство, яке влаштує відмінний захід і при цьому не заламає космічну ціну. Особливо в нинішніх реаліях, коли буквально кожен бажаючий підробити позиціонує себе в якості «професійного організатора урочистостей».
Як правильно вибрати event-агентство і не розчаруватися?
Знайте свої потреби
Для початку складіть власний wish-лист, де буде перерахований повний, всеосяжний список ваших потреб на запланований захід. Не старайтесь охопити все, а обмежтеся тими лімітами і деталями, які для вас є принциповими. Останнє ви або залишіть на розсуд організатора, або вирішіть разом.
Ретельно перевірте компанію
Зупинившись на одному евент-агентстві, проведіть невелике розслідування. З'ясуйте його статус (чи працюють вони легально), знайдіть відгуки або розшукайте людей, які користувалися їх послугами. Якщо перед вами крихітне початкуюче святкове агентство, про яке ніхто не чув - не ризикуйте. Незважаючи на ціну.
Шукайте досвідчене агентство
По суті, вибір event-агентства можна звести до вибору оптимального співвідношення досвіду і вартості послуг. Чим більше заходів за плечима агентства, тим краще вони враховують дрібні нюанси підготовки та справляються з непередбаченими ситуаціями, тим більше у них корисних контактів з готелями, постачальниками, артистами, магазинами і т.д. Досвід і наявність позитивних відгуків - найважливіший індикатор!
Організація заходу - завдання, що вимагає не тільки певних навичок, а й знання локальної специфіки, наявності надійних партнерів по місцю. Ніколи не наймайте славнозвісне міжнародне event-агентство тільки через гучної назви, не проаналізувавши реальний досвід роботи в ваших краях.
Близькість і доступність агентства
Безперервне спілкування з організатором урочистостей є запорукою успіху будь-якого проекту. Ідеальне евент-агентство - близьке і доступне. Воно повинно розташовуватися в вашому населеним пункті або по сусідству. Ваш event-менеджер повинен бути в зоні досяжності і швидко прибувати на місце при необхідності.
Комунікабельність
Щоб враховувати потреби клієнтів і своєчасно коригувати плани, event-менеджер повинен володіти відмінною комунікабельністю. Оцінити соціальні навички можна при першій зустрічі. Якщо муза вашого свята з брудним комірцем, не знайомий з правилами етикету, «гальмує» і плутається в словах - біжіть!
Хороші зв'язки
Тон заходу задають провідні, артисти, оформлювачі та інші партнери, яких приваблює event-агентство. Дізнайтеся про зв'язки агентства якомога більше. Попросіть перелік кейтерингових компаній, постачальників обладнання, місць проведення урочистостей, музикантів і артистів, яких вони можуть запропонувати.
Не шукайте дешевих варіантів
Бюджет відіграє життєво важливу роль в організації заходу. Якщо ваша сім'я або фірма обмежена вузькими рамками кризового бюджету, це не означає, що можна економити на послугах хорошого евент-агентства!
Скоріше навпаки. Грамотні організатори урочистостей вміють підібрати найкраще на ваші гроші. Завдяки бездоганному смаку і досвіду нерідко вдається влаштувати економний свято, який виглядає на мільйон.
Не шкодуйте грошей на обладнання
І знову про бюджет. Ви можете схитрувати, коли мова йде про оформлення залу, флористики, сервіровці і інших дрібних деталях. Але ніколи не економте на якісному звуковому і світловому обладнанні для свята, транспорті та спеціальному обладнанні на кшталт шоколадних фонтанів.
Якщо event-агентству потрібно орендувати обладнання - беріть найкраще і надійне!
Вибирайте між 2-3 кандидатами
Американські експерти з організації урочистостей не рекомендують відправляти wish-лист і план заходу відразу десятку агентств, очікуючи кращої пропозиції. Якщо ви дійсно провели ґрунтовний аналіз, то обов'язково виділили 2-3 найбільш підходящих під критерії евент-агентства. Якщо цього не відбулося і очі продовжують розбігатися від строкатої маси оголошень - ви просто не провели якісний відбір!
Працюйте з тими, хто готовий працювати з вами
Професійне святкове агентство постарається максимально дотримуватися ваші побажання, не стане нав'язувати надто дорогі послуги і направляти вас до «потрібним» постачальникам і рестораторам. Одна з ознак хорошого агентства - готовність ефективно працювати з бюджетом і wish-листом своїх клієнтів.