Сьогодні ми поговоримо про ключові моменти вибору такої локації, а якщо ви шукаєте конференц зал для івентів в Закарпатті радимо звернути увагу на чудові пропозиції від еко курорту «Ізкі».
Зовнішній вигляд та розташування залу для конференцій
Конференціям на серйозну тематику не варто відходити від базового суворого стилю. Чистий, охайний конференц-зал налаштує гостей на правильний лад. Ви перебуватимете в приміщенні кілька годин, а то й цілий день, тому зверніть увагу на дизайн. Від нього не повинно віяти «радянськими мотивами». Стриманий інтер'єр, але водночас оформлений зі смаком та шармом додасть бали заходу. Жодних кричучих фарб, спокійні відтінки, щоб нічого не відволікало увагу гостей. Зал для конференцій має відображати формат івента.
Для семінарів, тренінгів, воркшопів пропонується придивитися до менш формальних просторів. У вільних умовах ви створите довірливу, комфортну атмосферу. До того ж інформація сприймається легше, коли почуваєшся «у своїй тарілці».
Гарна ідея – лофт. Багатофункціональність лофтів дозволяє без проблем організувати креативну подію на високому рівні за невелику ціну.
Правильно розрахуйте посадкові місця, щоб уникнути форс-мажорів. Якщо випадково до вас прийдуть несподівані гості, будьте готові розмістити їх не на шкоду іншим.
Один із головних критеріїв – місцезнаходження. Навіть не дивіться на приміщення, що знаходяться за межею міста або в спальному районі. Це дуже незручно, особливо для приїжджих. Центр міста – найоптимальніший варіант. Запрошені не відчуватимуть дискомфорту та труднощів у пошуку місця проведення.
Бюджет на оренду конференц-залу
Як підібрати конференц-зал під свої фінансові можливості? Якщо у вас обмежений бюджет, доведеться шукати шляхи заощадження. Не біжіть за популярними конференц-сервісами. Вони ціни можуть бути трохи завищеними.
Зверніть увагу на інтернет-платформи або запитуйте у колег. Обов'язково хтось із знайомих займався організацією подібної події та знає гарне недороге місце.
Коворкінги пропонують широкий вибір конференц-залів за доступними цінами. Це завжди креативні, дружні простори. Їх плюс полягає в тому, що кава-брейк, як правило, вже входить у вартість оренди. Вам запропонують перекус у вигляді кави та печива.
Але, якщо у вас велика компанія, для яких бюджет не має значення, і ви готові платити будь-які гроші за комфорт, проблем не виникне з пошуками.
Технічні можливості
Підібрати конференц-зал, який відповідав би всім побажанням не просто, але можливо! Багато в чому успіх заходу залежить від технічних можливостей локації. Вам знадобиться обладнання для проекції відео та трансляції звуку, оргтехніка, система кондиціювання. Без цього сьогодні нікуди! Багато хто не перевіряє якість Wi-Fi, у результаті виходить накладка. Врахуйте гіркий досвід інших і перевірте ще раз на місці.
Якщо вирішили використовувати своє обладнання, то привезіть його і встановіть за день до події. На локації завжди є людина, яка займається технічними аспектами.
Іноді, в ціну оренди вже включено основне обладнання, але деякі позиції, такі як проектор, фліп-чарт, мікрофон доведеться доплатити. Наперед уточнюйте нюанси.
Додаткові послуги конференц-залів
Як вибрати оренду конференц-залу, щоб гості залишилися задоволеними? Оскільки конференція зазвичай затягується на цілий день, вам знадобляться додаткові послуги у вигляді кейтерингу або кава-брейку.
Якщо йдеться про маленьку перерву, то можна встановити стіл із частуваннями в основному залі або скористатися прилеглою кімнатою для таких випадків, якщо вона є. Але, якщо запланований вечірній бенкет або обід, доведеться пошукати приміщення з окремим холом або локацію-трансформер, де завдяки перегородкам вам створять лаундж-зону.
Орендодавці можуть запропонувати допомогу у підготовці бенкету та нададуть прайс. Ознайомившись із цінами, вирішіть, чи вигідною буде ця пропозиція, або ж варто пошукати свою кейтерингову компанію.
Якщо не хочете морочитися, домовтеся з найближчим рестораном, кафе. У призначений час стіл буде сервірований, і ви продовжите спілкування у неформальній обстановці.
Іноземним та іногороднім партнерам необхідно буде вирішити питання розміщення. Заздалегідь перегляньте, які готелі знаходяться поблизу. Можливо, власники локації скоординують вас із цього приводу.