Не зовсім. Фахівці вважають, що навички управління проектами допомагають колективам досягати цілей більш ефективно. Пошук способів планування, управління та виконання робіт важливий для будь-якого колективу та компанії. Вам не обов'язково скористатися всіма елементами традиційної системи управління проектами. Знання деяких фундаментальних основ вже принесе вашому колективу неабияку користь.
Що таке управління проектами?
Управління проектами допомагає колективам організовувати, відстежувати та виконувати роботи з проекту. Проект слід розглядати як список завдань задля досягнення конкретної мети. Управління проектами допоможе вашому колективу планувати, контролювати та виконувати роботу, щоб здати проект у визначені терміни. Завдяки інструменту управління проектами redmine аналоги колектив може організувати всю роботу в одному місці, ділитися відгуками та інформацією про хід робіт і, зрештою, взаємодіяти ефективніше.
Замість метання між електронними таблицями, поштою та іншими програмами, скористайтеся інструментом управління проектами Projecto, який допоможе вашому колективу:
- Організовувати спільну роботу різних груп
- Централізовано працювати з планами, інформацією, файлами та зворотним зв'язком
- Ділитись оновленнями статусу із зацікавленими сторонами
- Поліпшувати спільну роботу команди
Переваги та недоліки проектного менеджменту
За допомогою проектного менеджменту розробляють чіткий план дій для досягнення цілей, керують комунікацією між членами команди та відділами, а також синхронізують їхню діяльність для підвищення ефективності роботи. Project management передбачає розподіл зон відповідальності між співробітниками відповідно до їх навичок та розумне використання ресурсів компанії.
Проектний менеджмент дозволяє контролювати витрати, встановлювати тимчасові рамки, формувати бюджет та передбачати труднощі, які можуть виникнути у процесі роботи.
Проектний менеджмент має багато плюсів, проте є й деякі проблеми:
- підвищене стресове навантаження на керівника, особливо якщо він контролює ряд проектів одночасно, що часто призводить до швидкого вигоряння;
- підвищення накладних витрат підприємства;
- страх менеджера експериментувати та шукати нову, більш ефективну методологію управління проектами, що негативно позначається на результативності;
- надто жорстке управління проектом, яке не передбачає адаптацію використовуваного методу під специфіку роботи компанії, що перешкоджає прогресу та творчому мисленню всієї команди;
- відсутність компетентного менеджера проекту та кваліфікованої команди.
Процес управління проектами
Кожен проект хоча б трохи відрізнятиметься від попереднього залежно від того, над чим ви працюєте, в якому колективі знаходитесь і як ваші колеги звикли взаємодіяти один з одним. Але в загальному випадку існує п'ять основних стадій проекту, що виникають у процесі управління проектом:
- Ініціювання проекту. На стадії ініціювання ви збираєте команду для роботи над проектом і оцінюєте його масштаби. Залежно від складності та обсягу проекту ви також можете скласти дорожню карту.
- Планування проекту. При плануванні проекту ви визначаєте вимоги проекту і як виглядатиме його «успіх». Ця стадія дуже важлива для якісного управління проектом та досягнення поставлених у ньому цілей: тут ви створюєте план проекту, визначаєте ключові віхи та отримуєте уявлення про розподіл ресурсів у хронологічному порядку.
- Виконання проекту. Найдовша стадія проекту – це його виконання. Весь цей час ви з колективом працюєте над досягненням результатів проекту. На стадії виконання рекомендується застосовувати методи управління завантаженням, тайм-менеджменту та управління завданнями, щоб синхронізувати роботу колективу, не перевантажувати окремих працівників роботою та не давати проекту вибитися із графіка.
- Звітність у проекті. Звітність необхідна як у стадії виконання, і після її завершении. Під час роботи над проектом звітність допоможе вам коригувати курс, налагоджувати спільну роботу та робити інформацію доступною представникам різних підрозділів. Потім після завершення проекту можна буде скласти звіт про виконану роботу та обговорити його із зацікавленими сторонами з метою покращення майбутніх проектів.
- Закриття проекту. Після завершення проекту проведіть нараду із зацікавленими сторонами, щоб зафіксувати винесені уроки. Залежно від вашої команди це може бути ретроспектива за проектом, нарада з аналізу проекту або підбиття підсумків.