Орендуючи офіс, представник компанії має брати до уваги безліч нюансів. Наприклад, у договорі оренди повинна бути вказана точна адреса (включаючи номер споруди, поверх і номер кімнати), а також назва об'єкта оренди (нежитлове приміщення або частина нежитлового приміщення), його площа та інвентарний номер.
Якщо орендодавець наполягає на тому, що комунальні платежі або інші витрати, пов’язані з експлуатацією приміщення, сплачуватимуться орендарем, це повинно бути зазначено у договорі. Потрібно вказувати конкретні суми, ПІБ або найменування отримувачів та призначення платежів.
Про необхідність державної реєстрації договорів
Більш детально про нюанси, які має оренда офісних приміщень, знають спеціалісти профільної компанії А-Офіс. До них можна звернутися, аби підібрати найкращий варіант.
У нашій країні оренда офісів регулюється державними актами. Якщо договір оренди укладається на термін 12 місяців і більше, чинне українське законодавство вимагає зареєструвати його у державній установі (Бюро технічної інвентаризації). Щоб уникнути складнощів, пов’язаних із державною реєстрацією, навіть якщо ви плануєте знімати офіс протягом тривалого проміжку часу, рекомендується укладати договір із орендодавцем на одинадцять місяців, а після закінчення цього терміну підписати новий, на такий самий або коротший строк.
Для чого потрібен акт приймання-передачі
Відповідний акт фіксує у письмовій формі передачу офісного приміщення від орендодавця та прийняття його орендарем. Акт приймання-передачі (як і договір) повинен бути складений у двох примірниках і підписаний обома сторонами. В його вмісті має бути інформація про кількісні та якісні показники приміщення, яке здається в оренду. Зокрема:
- площа приміщення (якщо декілька – також сукупна площа всіх приміщень);
- наявність або відсутність обмежень щодо його використання (для окремих видів підприємницької діяльності);
- загальний стан об’єкту;
- необхідність поточного або капітального ремонту об'єкта;
- наявність всередині меблів і офісної техніки;
- засвідчення факту передачі ключів, а також необхідних перепусток;
- перелік конструктивних елементів (двері, вікна, підлога, ганок, перегородки, фасад, прилегла територія та інші);
- стан комунікацій (електропостачання, опалення, гаряча та холодна вода) та відповідні показники лічильників на дату зняття в оренду приміщення;
- можливість розміщення зовнішньої реклами (вивісок, табличок тощо).
Ознайомитися з пропозиціями орендодавців можна за посиланням https://a-office.com.ua/uk/filter/arenda-ofisov/shevchenkovskiy/ – цей каталог відфільтрований по Шевченківському району Києва.
Орендарям рекомендується перед підписанням акту намагатися виключити з нього таке (або подібне) положення: «нежитлове приміщення, що передається, повністю відповідає умовам договору оренди, ніяких претензій орендар до орендодавця не має». На ньому в переважній більшості випадків наполягають орендодавці. Це положення позбавляє орендаря права висувати будь-які претензії щодо технічного стану об’єкта у разі виявлення суттєвих недоліків.