Згідно з законодавством України, фізичні і юридичні особи в процесі здійснення розрахункових операцій при реалізації товарів (наданні послуг) зобов’язанні користуватися реєстратором розрахункових операцій (РРО) для фіскалізації електронних чеків. Ця вимога також стосується магазинів, які здійснюють діяльність за допомогою мережі інтернет. Стаціонарний касовий апарат коштує досить дорого, зареєструвати його складно. Тому все більше керівників обирають фізичні РРО або програмні (ПРРО). Їх ще називають онлайн-касами. Користуватися такими пристроями вигідно та зручно: вони багатофункціональні, мають масу беззаперечних переваг.
Онлайн-каса: для чого необхідна?
Онлайн-касою називають сучасне контрольно-касове обладнання з фіскальним накопичувачем (ФП) та модулем для виходу в інтернет. Вся інформація про купівлю одразу відправляються оператору фіскальної служби. В результаті формується податковий звіт до органів контролю для складання податку на основі справжнього обороту.
РРО та ПРРО виконують такі функції:
- автоматичне створення фіскальних документів;
- передача відомостей в податкову службу;
- зберігання розрахункової інформації, змісту номенклатури.
Встановлюється онлайн каса відповідно до норм законодавства, щоб здійснені операції були контрольованими й відповідали податковим вимогам. На облік ставляться тільки сучасні моделі пристроїв.
Передача відомостей про розрахунково-касові операції в онлайн форматі звільняє працівників від однотипної роботи зі звітністю. Зникає необхідність в перевірках податкових інспекторів. Проводяться вони лиш у випадках припинення надходження даних з фіскального накопичувача.
Кому потрібні онлайн каси?
Починаючи з 1.10.2023 р. ФОП 2-4 груп на єдиному податку мають використовувати онлайн каси. Раніше касові апарати були обов’язковими лише для фізичних та юридичних осіб на загальній системі оподаткування. Є категорії підприємців, яким можна не встановлювати ПРРО. До таких належать ті, хто:
- зареєстрували бізнес у селі;
- приймають до оплати картки, надають послуги;
- здійснюють розрахунок на IBAN.
Також це стосується осіб, які для розрахунку надсилають клієнтам номер IBAN. Використовуючи його і реквізити, вони сплачують у банку.
Переваги використання онлайн-кас
Встановлення нової системи потребує деяких витрат на обладнання та навчання персоналу. У підсумку вони приводять до автоматизації бізнес-процесів, спрощення взаємодії з податковими органами.
Основні переваги:
- швидке прийняття законних платежів;
- багатофункціональний особистий кабінет;
- автоматичне створення фінансової звітності;
- відсутність щорічних податкових перевірок;
- можливість поштою чи СМС отримати інформацію про замовлення;
- просте налаштування й обслуговування.
Поряд із безплатними програмними РРО від податкової існують комерційні із помісячною оплатою. Наприклад, Checkbox – каса на смартфоні або в комп’ютері. Вона також дуже зручна, оскільки приймає оплати картками з використанням телефона, відправляє СМС, чеки на e-mail.
Масове впровадження онлайн-кас принесло користь для держави: дозволило скоротити тіньові обороти, збільшити дохід від податків. Більшість представників бізнесу позитивно оцінили плюси введення РРО.