Ключові моменти, на які повинні звертати увагу організатори заходу:
- місткість приміщення;
- ступінь технічного оснащення;
- розташування конференц-залу;
- додатковий сервіс.
Тепер варто розглянути кожен пункт більш детально. Отже:
Розмір приміщення
При виборі залу для проведення конференції організатори виходять з передбачуваного числа присутніх. Залежно від кількості учасників даного заходу може бути обраний зал невеликих розмірів, розрахований на кілька десятків людей або навіть всього на кілька присутніх. Якщо передбачувана кількість учасників конференції досягає декількох сотень, доцільно вибрати конференц-зал розміром з невеликий кінотеатр.
У залі, що не відповідає масштабам заходу, учасники будуть відчувати дискомфорт: духота і брак стільців або, навпаки, надмірна порожнеча можуть ускладнити хід переговорів, майстер-класу або вебінару.
Устаткування
Технічна сторона також повинна по максимуму відповідати цілям, які ставлять організатори і учасники. Мова йде не тільки про такі очевидні прилади, як система кондиціонування і освітлення. Організатори повинні підібрати таке приміщення, в якому кожна присутня в залі людина буде мати можливість вільно бачити і спілкуватися (якщо передбачаються наради і дебати).
Підсилювачі звуку, мікрофони, проектори, монітор або проекційний екран, інші елементи аудіо- і відеосистем входять в комплект необхідного обладнання для конференц-залів.
Територіальне розташування приміщення
Зрозуміло, для організаторів необхідно передбачити, як будуть добиратися до місця проведення заходу всі його учасники. Так, якщо очікується значне число учасників з інших міст, розумним буде вибір на користь конференц-зали, розміщеної безпосередньо в готелі, в якому проживають іногородні учасники. В принципі, центр міста або передмістя - не суттєво: головне, щоб всі присутні не відчували труднощів при пошуках місця проведення даного заходу.
Деякі додаткові послуги
Яким би не була кількість учасників, важливий рівень супутнього сервісу. Якщо передбачається тривала нарада, можливо, учасникам знадобиться перекусити - в такому випадку в перелік вимог до конференц-залу варто додати і цей пункт. Не важливо, про що йде мова - про каву-брейки чи повноцінний обід, - у присутніх повинна бути можливість зробити паузу в ході заходу і відпочити.
На сайті http://gintama-briz.kiev.ua/ru/conference-service ви дізнаєтесь про київський готельно-ресторанний комплекс «Джинтама-Бриз», перелік пропонованих послуг, зокрема про наявний тут першокласний конференц сервіс для максимально комфортного проведення ділових зустрічей, тренінгів, корпоративів.