Як правило, для багатьох організаторів підбір відповідного приміщення починається з запиту “зняти конференц-зал” в “google”, що є тактично неправильним кроком. Перебираючи варіанти на різних сайтах, ви ризикуєте втратити час і отримати невідповідний зал, який зіпсує враження людей від заходу.
Пошук необхідно починати з формулювання ключових вимог до залу. Серед таких вимог: місткість, місце розташування, можливість прибирати або додавати місця, наявність обладнання та інше.
Кількість учасників і місце розташування
По-перше, визначте кількість осіб, на яких розраховано захід. Це дозволить відразу ж відсіяти занадто маленькі і дуже великі зали. Підбір простору відповідно до кількості посадочних місць і їх варіабельності - важливий етап. Якщо ваш захід проводиться за попереднім записом, то дізнатися кількість відвідувачів буде нескладно. Передбачивши кілька додаткових місць, можна бронювати зал. У разі, якщо квитки продаються аж до початку заходу, необхідно уточнити можливість установки додаткових місць або видалення зайвих.
Визначтеся з датою проведення заходу та уподобаннями розміщення локації. Залежно від типу заходу необхідно вибрати розстановку місць у залі. Учасникам має бути комфортно добиратися до конференц-залу. Якщо захід планується на будній день, врахуйте можливу завантаженість центру і важливих транспортних розв’язок міста. Оцініть можливість учасників дістатися до локації як на громадському транспорті, так і на власному автомобілі. Не забудьте про особливості завантаженості тих чи інших частин міста у вихідні та святкові дні - іноді транспортне питання в такі дні складніше, ніж будні.
Обладнання
Іноды організатори заходів (тренінгів, конференцій, семінарів) вибирають конференц-зал, невідповідний тим чи іншим запитам за технічними параметрами.
Заздалегідь визначтеся з необхідним для проведення зустрічі обладнанням. Можливо вам буде потрібно телевізор з великим екраном або проектор, мультимедійна або інтерактивна дошка, мікрофони, додаткові джерела живлення. Переконайтеся, що в залі досить сильний сигнал wi-fi. Постарайтеся врахувати всі деталі. У питаннях технічного забезпечення заходів дрібниць не буває.
Спектр допоміжних інструментів майже не обмежений. Головне, щоб адміністратори конференц-залу могли надати вам все необхідне на місці і можливість підключення всієї вашої апаратури, якщо є така потреба.
Дуже важливою вимогою є якісне підключення до мережі Інтернет. Особливо ретельно необхідно підійти до цього питання, якщо ви плануєте проведення онлайн-трансляції. Слабке обладнання wi-fi може поховати такі плани. Прибувши на перегляд залу, протестуйте інтернет з’єднання, запустіть ті чи інші додатки, спробуйте провести тестову онлайн-трансляцію. Якщо ви не плануєте запуск трансляції, перевірте можливість виходу в мережу для всіх учасників заходу.
Припустимо, ви вже підібрали відповідний зал. Прийшов час переконатися в тому, що учасникам буде зручно там перебувати:
1) Загляньте в туалет. Він повинен бути чистим і охайним. Якщо в ньому відсутні предмети гігієни, слід акцентувати увагу адміністратора залу на цю проблему. Необхідно, щоб в туалеті працювало освітлення, дзеркала були чистими.
2) Дізнайтеся, де найближчі кафе і чи впораються вони з навантаженням. Розраховуючи час перерви, врахуйте, що учасники повинні не поспішаючи встигнути сходити поїсти, відпочити і відвідати туалет при необхідності. Зверніть увагу на місткість кафе, щоб не виникла черга на перерві.
3) Зручний простір для проведення кава-брейку. Учасники повинні мати можливість легко дістатися до такого місця. Там повинно бути просторо і комфортно. Вітається наявність зручних канапок і пуфів, де люди можуть розслабитися. Адміністратор конференц-зали зобов’язаний повідомити вам, чи зможе він при необхідності гарантовано забезпечити захід провіантом.
4) У зимовий час учасники не повинні мерзнути, а влітку потіти. Переконайтеся, що в залі є робочі кондиціонери або обігрівачі, які можна включити для поліпшення мікроклімату приміщення.
5) Необхідно, щоб учасники заходу могли зручно добиратися як на громадському, так і на власному транспорті. Якщо передбачається велика кількість учасників, важливо передбачити паркінг або парковку поруч з місцем проведення.
Если вам для бизнес-мероприятия требуются залы в аренду, на сайте arendazala.com.ua вы найдете самые выгодные предложения по Киеву и другим городам Украины.