Але якщо половина робочого часу йде на ведення бухгалтерії, а на розвиток компанії часу не залишається, то варто віддати виконання цих робочих функцій на аутсорсинг. Тут два варіанти: укласти договір з бухгалтерської фірмою, або знайти бухгалтера-фрілансера.
Фірми-аутсорсери
Про фірми - аутсорсери ми писали. Розглянули питання, як вибрати фірму і яку відповідальність несе компанія-аутсорсер: уникаємо недосвідчених одноденок, дивимося на стаж, досвід роботи і дату заснування (від одного року).
Укладаємо договір, в якому прописуємо фінансову відповідальність обслуговуючої фірми за недотримання термінів та помилки, пов’язані з бухгалтерій.
Робота з компанією - бухгалтерським аутсорсером, мабуть, найбільш цивілізований метод роботи на сьогоднішній день. І якщо вам потрібнен ефективний бухгалтерский супровід в Києві, найкращим варіантом буде звернутись в аудиторську компанію “Аудит. Бухгалтерія. Аутсорсинг”. Втім, зараз багато є бажаючих наступити працювати з приватним бухгалтером, зокрема фрілансером. Щоб “шишка на лобі” була трохи меншою, фахівці підготували кілька рекомендацій.
Бухгалтер-фрілансер
Віддати облік в руки першого зустрічного - рішення неправильне. Спочатку переконайтеся в компетентності фахівця, не соромтеся перевірити рекомендації. Ви оцінюєте потенційного кандидата з боку професійної діяльності, але перевірка рекомендацій дозволить переконатися, що ви укладаєте договір зі “своєю” людиною, вам йому довіряти бухгалтерію підприємства:
Запросіть і узгодьте з кандидатом список рекомендувачів, це колишні керівники, колеги та підлеглі з декількох попередніх місць робіт, запитайте у кандидата, контакти керівника компанії, чия сфера бізнесу схожа з вашою - від таких рекомендувачів буде найкраща зворотний зв’язок.
Визначитеся, в яких навичках кандидата ви сумніваєтеся і звузьте список рекомендувачів: колишні начальники можуть допомогти в оцінці професійної компетентності, відповідальності та стратегічних досягнень, колишні колеги - особистий вплив, підлеглі - кращі судді для керівництва.
Запитайте у рекомендателя, як кандидат робить щось подібне при аналогічних обставинах, уточніть про самоусвідомлення, саморегуляцію, мотивацію та інші соціальні навички.
Якщо вам потрібен універсальний фахівець, який веде бухгалтерський облік від “первинки” до балансу, то кандидат, який мав в підпорядкуванні співробітників вам не підходить, але якщо кандидат обіймав посаду заступника головного бухгалтера, то зверніть на нього увагу, він найбільш кваліфікований в бухобліку.
Тестове завдання - перевірка знань і досвіду, попросіть кандидата його виконати. Спеціалізований тест для бухгалтерів знайдіть в інтернеті, використовуйте тести з відповідями - дозволить дати оцінку професійних знань кандидата, незважаючи на ваші обмежені знання в сфері бухгалтерського обліку. Правильних відповідей має бути більше 50%, якщо їх менше, то переходите до наступного кандидата.
Нюанси оформлення договору
Якщо ви визначилися з фахівцем, кому довірите бухгалтерське обслуговування вашої компанії, ще раз обговоріть всі нюанси з об’ємом наданих послуг і їх оплатою і детально пропишіть їх в договорі.
Не забудьте передбачити пункт про конфіденційність інформації - 100% гарантії немає, але краще з ним, ніж без нього.
Максимально докладно опишіть процеси і функції, які ви передаєте бухгалтеру-фрілансеру, перерахуйте всі його завдання та обов’язки. Докладне обговорення завдань, функцій і термінів дозволить чітко планувати витрати на аутсорсинг.
Щоб не було розбіжностей між вами і фахівцем, чітко опишіть терміни надання послуг. Важливо обговорити терміни для обох сторін - це допоможе встановити через кого виник баг в роботі і в чиїй зоні відповідальності.
Пам’ятайте, причина затримки звіту може бути і на вашому боці, якщо вчасно не передали інформацію фахівця.
Добре опрацьовані зони відповідальності усувають складності при взаємодії. Не зайвим буде прописати в договорі, що бухгалтер повинен вас повідомити, як замовника, про проблеми і причини виконання конкретного завдання у встановлений термін - в іншому випадку виконавець виплатить неустойку в розмірі суми, яка прописана в договорі.
Контроль роботи
Будьте готові, що перший рік потрібно за віддаленим бухгалтером все перевіряти ще раз докладно. Надалі теж краще не залишати поза увагою діяльність бухгалтера. Дотримуйтесь прості правила, щоб в разі конфлікту не пошкодувати про свій бездіяльності:
Мінімум раз на квартал робіть резервну копію бухгалтерської бази. Тоді відновлювати бухгалтерію компанії доведеться не роками, а пару місяців або тижнів., В разі якщо бухгалтер-фрілансер захворів, перестав виходити на зв’язок, або у нього “зламався” комп’ютер. Хорошою альтернативою може бути використання онлайн бухгалтерії, доступ до якої адмініструєте ви. Тоді можна не думати про резервні копії.
Подивіться календар звітності та сплати податків, складений для вашої компанії. Відповідно до календаря запитайте у бухгалтера протоколи про здачу звітів. Це застрахує вас від штрафів та можливого блокування банківського рахунку.
Зберігайте первинні документи у себе, в офісі. Запам’ятайте, весь обсяг первинних документів: договори, накладні, акти, рахунки-фактури, зберігаються в офісі компанії, не у бухгалтера будинку. Не давайте бухгалтеру можливість шантажувати вас: “потрібна первинка - плати гроші”.
Раз на рік ініціюйте аудит бухгалтерського обліку. Бухгалтер може здійснювати не всі проводки, не закривати періоди, вручну зводити баланс. На вигляд дрібниця, але позначається на загальному стані обліку. Самостійно знайдіть організацію для проведення аудиту. Результат перевірки відображає реальний стан обліку і допоможе усунути недоліки.