На початок 2024 року в архівосховищах Калуської міської ради зберігаються близько 23 тисяч справ Архівна справа у Калуші започаткована створенням Калуського державного міського архіву рішенням сьомої сесії Калуської міської ради 11 травня 1972 року у зв’язку із наданням Калушу статусу міста обласного підпорядкування і створенням виконавчих структур. За період функціонування назва установи кілька разів змінювалася. Архівний відділ Калуської міської ради, у квітні 2015 року,отримав статус юридичної особи публічного права, повідомляє Калуська міська рада, інформують "Вікна"
На початок 2024 року в архівосховищах зберігаються близько двадцяти трьох тисяч справ, а це майже один мільйон п’ятсот тисяч документів:
- документи Національного архівного фонду – 40 фондів загальною кількість 10728 одиниць зберігання;
- документи юридичних та фізичних осіб – 200 фондів загальною чисельністю 11914 справ.
"До документів Національного архівного фонду належить, в основному, управлінська документація органів державної влади, органів місцевого самоврядування: рішення сесій, виконавчого комітету, розпорядження міського голови, накази, штатні розписи, річна звітність тощо, — розповідає начальник архівного відділу Калуської міської ради Володимир Корнага. — Документи юридичних та фізичних осіб — це, в основному, соціально значущі документи, які потрібні для соціального захисту громадян, пенсійного забезпечення. Це відомості про стаж роботи, підтвердження навчання, біографічні дані, розмір зарплати, атестації робочих місць тощо"
Зараз у нас зберігаються документи двох сотень ліквідованих підприємств і 40-а установ – джерел формування Національного архівного фонду. Із переліком можна ознайомитись на офіційному сайті Калуської міської ради або ж безпосередньо у відділі. Якщо необхідна архівна довідка, копія та/або витяг, подається запит. Прийомні дні в архівному відділі – понеділок і середа із 8:00 до 17:15. Запити приймають у порядку «живої» черги.
"Саме документи, які потрібні для нарахування пенсій займають основну частину запитів. Хоча, є і такі, які стосуються правових, майнових прав. Термін опрацювання запитів — до двох тижнів. Однак, якщо людині необхідно терміново отримати інформацію, намагаємося йти назустріч, — запевняє Володимир Корнага. — Люди шукають різноманітні архівні відомості. Часто звертаються за документами, які стосуються походження, родоводу. Однак, ми не зберігаємо історичних документів. За такими запитами радимо звертатися до Державних архівних установ Івано-Франківська, Львова"
Документи Національного архівного фонду зберігають постійно. Документи з кадрових питань, здебільшого, — 75 років.
" У нас чимало документів ще з радянського часу. Є деякі навіть із 40-х років минулого століття. Більшість із них уже втратили своє практичне значення. Тому, якщо дозволяє законодавство, проводимо експертизу цінності документів та вилучаємо їх для знищення, — зазначив Володимир Корнага. — Інколи доводиться вилучати і непоправно пошкоджені документи. Наприклад, у нас були підтоплені документи. Для цього, необхідне погодження із Державним архівом Івано-Франківської області"
Документи не просто нагромаджуються у сховищах, а опрацьовуються і систематизуються за визначеною законодавством схемою.
"Наприклад, при ліквідації підприємства документи передають до архівного відділу. Ми проводимо експертизи цінності, формуємо справи, і складаємо описи, які містять назви, кількість документів, термін зберігання, — розповідає завідувачка сектору трудового архіву Світлана Гамуляк. — Паралельно розробляємо постелажний топографічний показник, де зазначено номер стелажного обладнання, за які роки документи, кількість справ. Так знайти архівну справу значно легше"
Досвідчений архіваріус знайти документ у сховищі може доволі швидко. Пані Світлана показує документи 60-70-х років минулого століття. Каже: хоча документи й не історичні, звідти можна багато дізнатися про минуле.
"Цікаво ознайомлюватися з ними. Мені, як фахівцю, цінно навіть те, як вели справи, оформлювали документи, видавали накази, — розповідає Світлана Гамуляк. — Також цікаво дізнаватися і про установи, які давно ліквідовані. Наприклад, колись у Калуші було училище №4, яке було створено у повоєнні роки. Або ж нині Фаховий коледж культури і мистецтв який колись був Снятинським культосвітнім училищем. Найдавніші документи в архівосховищах датуються 1947 роком"
До часу набуття Україною Незалежності у 1991 році офіційна документація велася в основному російською мовою. Комп’ютерний набір почали застосовувати десь у 2000-х роках. До того багато документів друкували на друкарських машинках або і писали вручну. Тому почерк, як і пильність, важливості не втрачають.
"Нечасто, але у документах трапляються помилки, і у зв’язку з цим потім у людей можуть виникати труднощі. І такі випадки, на жаль, траплялися. Однак, коли документи уже в архіві, виправити їх неможливо. За достовірність наданої інформації ми несемо безпосередню відповідальність, — наголошує Володимир Корнага. — Приміром, за всією інформацією, наданою для Пенсійного фонду України проводиться зворотня звірка. Згідно направлення ГУ ПФУ, фахівець з контрольно-перевірної роботи здійснює перевірку достовірності наданої інформації наведеної а архівних довідках"
Робота в архівному відділі вимагає надзвичайної уваги і ретельності. У процесі адміністративно-територіальної реформи, під час створення Калуської міської територіальної громади до складу якої ввійшли 11 сільських рад, виникли труднощі з документами. Архівним відділом здійснено описування погосподарських книг (список господарств сіл термін зберігання яких - постійно), описані та передані на зберігання справи з кадрових питань (особового складу), які зберігатимуться 75 років.
Цього року планують продовжити процес оцифровування довідкового апарату документів НАФ, який розпочатий ще у 2022 році.
Нещодавно на колегії Державного архіву Івано-Франківської області Архівний відділ Калуської міської ради визнано одним із кращих в області.
Спеціалісти відділу надають методичну та практичну допомогу у складанні номенклатури справ, науково-технічному опрацюванні архівних документів та при створенні та вдосконаленні довідкового апарату установ, організацій та підприємств-джерел формування НАФ.
У архівному відділі на платній основі також надають фізичним та юридичним особам незалежно від форми власності послуги, зі складання номенклатури справ, організації документаційного забезпечення, технічного опрацювання архівних документів, проведення експертизи цінності документів, складання описів справ та актів вилучення для знищення документів тощо.