Неправильне спілкування цілком природно присутнє у великих корпораціях з сотнями співробітників, але воно так самого легко може статися і у невеликому колективі. Спільним є те, що воно завжди завдає шкоди, оскільки створює конфлікти та знижує ефективність. Проте, з ним можна ефективно боротися.
Надавайте необхідні документи
Хтось любить записувати все, а хтось — не хоче витрачати на це час, адже намагається зосередитися на тому, що їм в цей момент говорять. Всі ми різні, тому важливо знайти підхід до кожного співробітника. У таких випадках варто розглянути варіант роздачі роздрукованого порядку денного або будь-яких інших необхідних документів перед тим, як відбудеться фактична зустріч, щоб ваші колеги мали час переглянути або додати свої власні коментарі та нотатки. Таким чином вас слухатимуть уважніше, а вірогідність того, що ваша команда зможе активніше прийняти участь в обговоренні зросте.
Пишіть кращі електронні листи
Ділові листи можуть стати чудовим джерелом непорозумінь. Практично кожен з нас стикався з ситуацією, коли ми отримували довгий електронний лист, який торкався багатьох тем і тим самим заплутував нас ще більше, ніж до цього. Головне правило, яким варто керуватися під час написання ділових листів: пишіть зрозумілою мовою, по темі та зробіть його читання та сприйняття максимально простим, додавши заголвки, підзаголовки, маркери тощо.
Які у вас очікування?
Наприклад, коли ви запускаєте новий проект, вам як керівнику проекту чи власнику компанії слід сісти з усіма членами команди за стіл та обговорити їх участь. Вони повинні точно знати, які їхні обов’язки, усвідомлювати свої щоденні цілі та завдання. Детально ознайомте їх з цінністю та результатами проекту, щоб вони розуміли, навіщо вони все це роблять.
Будьте активним слухачем
Враховуючи сучасний темп життя та наші щоденні обов'язки, багатозадачність є обов’язковою умовою. Однак, якщо у вас запланована зустріч з колегою, і йому чи їй є що сказати, то вам слід по-справжньому їх вислухати. Це означає: ні телефонних дзвінків, ні електронних листів, ні інших перебоїв під час зустрічі. Візьміть на замітку основні моменти та підсумуйте те, що ви дізналися, щоб ваші колеги могли переконатися, що ви дійсно зрозуміли проблему.
Зверніть увагу на невербальні сигнали
Якщо вам здається, що щось не так, не покладайтесь лише на те, що ваш колега вам говорить. Можливо, їм незручно піднімати делікатну тему. Ось чому вам слід уважно спостерігати за їх невербальним спілкуванням на додаток до словесного вираження. Подібно до того, що роблять професійні гравці в покер, щоб побудувати свою стратегію та прийняти рішення про наступний крок, вам потрібно звернути увагу на мову тіла, зовнішній вигляд, голос та зоровий контакт ваших колег. Істина буде прихована в цих деталях.
Політика відкритих дверей
Будьте доступними для своїх колег. Це покаже їм, що вам не байдуже. Будьте відкритими та готовими вислухати те, з чим вони до вас приходять, і що вам необхідно знати. Таким чином ви зможете дізнатися про потенційно негативні проблеми чи тенденції, що відбуваються у вашій команді чи компанії, задовго до того, як вони можуть завдати будь-якої шкоди.
Не покладайтесь на інформацію з третіх вуст
Коли інформація передається від людини до людини, повідомлення може легко змінитися, що часто призводить до непорозумінь. Це підкреслює цінність прямої доставки ключової інформації.
Так само заохочуйте співробітників звертатися безпосередньо до людини, яка може дати точну відповідь на конкретне питання. Якщо ви знаходитесь на керівній посаді - ставтеся до таких запитів з терпінням і повагою, щоб ваші підлеглі не боялися звернутися до вас, якщо вони чогось не розуміють.
Докладаючи зусиль для чіткого спілкування та приділяючи час щирому вислуховуванню своїх колег, керівників та підлеглих, можна уникнути незначних непорозумінь, які можуть мати великий вплив на компанію.
Непорозуміння можуть трапитися у всіх сферах життя. Але на робочому місці погана комунікація може призвести до плутанини, зниження продуктивності та, в гіршому випадку, втрати ключових клієнтів або провалу великих проектів.
Спілкування - це прекрасна річ, яка лежить в основі того, ким ми є. Але це також дуже складний процес, і загроза непорозумінь постійно присутня. Так, Дейл Карнегі (автор книги «Як здобувати друзів і впливати на людей») заявив, що 90% проблем у сфері управління спричинені непорозуміннями при спілкуванні.